Datenschutzhinweise virtuelle Assistenz „Kiana“

Die DB Vertrieb GmbH, Europa-Allee 70 – 76, 60486 Frankfurt am Main, verarbeitet Ihre Daten als Verantwortlicher.

Die bestellte Datenschutzbeauftragte ist Frau Dr. Marein Müller. Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, so kontaktieren Sie bitte:

DB Vertrieb GmbH
DB Tower
Europa-Allee 70– 76
60486 Frankfurt am Main

E-Mail: p.d-datenschutz@deutschebahn.com

Wir erheben und verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zu bestimmten Zwecken. Diese können sich aus technischen Notwendigkeiten, vertraglichen Erfordernissen oder ausdrücklichen Nutzerwünschen ergeben.

Die virtuelle Assistenz wird laufend weiterentwickelt und unterstützt Sie aktuell bei der Reiseauskunft und zu Tarifinformationen der Deutschen Bahn. Aktuell werden keine vertragsspezifischen Kundenanfragen gelöst, somit ist die Angabe von persönlichen Informationen zur Nutzung weder erforderlich noch gewünscht.

Bei der Nutzung von „Kiana“ wird Ihre Stimme temporär gespeichert und in Textform umgewandelt. Bereits bei der Transformation erfolgt durch Filter eine Anonymisierung der Konversationen. Eine persistente Speicherung der Stimme als personenbezogenes Datum erfolgt nicht. Mit der Bestätigung zum Beginn der Konversation mit der virtuellen Assistenz erteilen Sie uns Ihre Zustimmung zur Datenverarbeitung. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Darüber hinaus ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.

Aus technischen Gründen werden bei der Nutzung von „Kiana“ bestimmte Daten erhoben und gespeichert, wie z.B. Datum, Uhrzeit und die Dauer der Konversation.

Für Umfragen nutzen wir den Internetdienst Lamapoll der Firma Lamano GmbH & Co. KG, Frankfurter Allee 69, 10247 Berlin. Unter Nutzung der technischen Infrastruktur Lamapolls (hardware- wie auch softwareseitig) kann die Planung, Durchführung und Auswertung von eigenen Umfragen für unsere virtuelle Assistenz „Kiana“ umgesetzt werden.

Die DB Vertrieb GmbH nutzt den Service Lamapoll ausschließlich, um Informationen über die Nutzung von „Kiana“ zum Zwecke der Produktentwicklung zu erheben. Die Ergebnisse der Umfragen helfen uns die User Experience von „Kiana“ für die Nutzenden zu verbessern, indem wir Feedback von Nutzenden erfragen und die Ergebnisse in unsere Produktentwicklung einfließen lassen. Die Teilnahme an den Umfragen ist immer freiwillig und anonym.

Durch die Teilnahme an einer Befragung werden die IP-Adresse des Teilnehmers, Details zu den verwendeten Geräten und Browsern, Informationen zum Zeitpunkt und zur Dauer der Umfrage sowie die im Befragungsformular gemachten Angaben der Teilnehmenden an Lamapoll weitergeleitet. Daten, die evtl. Rückschlüsse auf den Absender des Fragebogens zulassen könnten (z.B. IP-Adressen), werden beim Dienstleister Lamano GmbH und Co. KG frühzeitig von den Befragungsergebnissen getrennt und nach Zweckentfall gelöscht. Die Datenverarbeitung findet ausschließlich in Deutschland, auf ISO 27001 zertifizierten Datenservern, statt. Die Lamano GmbH ist im Zuge eines bestehenden Auftragsverarbeitungsverhältnisses gem. Art. 28 DSGVO mit der DB Vertrieb GmbH vertraglich streng auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben verpflichtet. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

Mit der Nutzung des durch „Kiana“ angebotenen QR-Codes, am Ende der Reiseauskunft, erfolgt eine Übermittlung der Reisedaten (z.B. Reisedatum, Reisestrecke) in das Buchungssystem der DB Navigator App oder auf www.bahn.de.

Für die Vertragsabwicklung ist in der Regel die Einschaltung weisungsabhängiger Auftragsverarbeiter erforderlich, wie z. B. von Rechenzentrumsbetreibern oder sonstigen an der Bereitstellung der virtuellen Assistenz Beteiligten.

Externe Dienstleister, die für uns im Auftrag Daten verarbeiten, werden von uns sorgfältig ausgewählt und vertraglich streng verpflichtet. Die Dienstleister arbeiten nach unserer Weisung, was durch strenge vertragliche Regelungen, durch technische und organisatorische Maßnahmen und durch ergänzende Kontrollen sichergestellt wird.

Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR oder an eine internationale Organisation findet nicht statt, es sei denn, es liegen angemessene Garantien vor. Dazu gehören die EU-Standardvertragsklauseln sowie ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Bei der Nutzung von „Kiana“ wird Ihre Stimme temporär gespeichert und in Textform umgewandelt. Bereits bei der Transformation erfolgt durch Filter eine Anonymisierung der Konversationen. Eine persistente Speicherung der Stimme als personenbezogenes Datum erfolgt nicht.

• Sie können Auskunft darüber verlangen, welche Daten über Sie gespeichert sind.
• Sie können Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, solange dies gesetzlich zulässig und im Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnisses möglich ist.
• Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Die für die aufgeführten Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden
• Sie haben das Recht auf Übertragbarkeit derjenigen Daten, die Sie uns auf der Basis einer Einwilligung oder eines Vertrages bereitgestellt haben (Datenübertragbarkeit).
• Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit auf demselben Weg widerrufen, auf dem Sie sie erteilt haben. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
• Sie können der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen, wenn die Datenverarbeitung aufgrund unserer berechtigten Interessen erfolgt oder für die Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe erforderlich ist.
• Sie können der werblichen Ansprache jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen (Werbewiderspruch).

Für die Ausübung Ihrer Rechte reicht ein Schreiben auf dem Postweg mit dem Betreff „Kiana“ an:

DB Vertrieb GmbH
Europa-Allee 70-76
60486 Frankfurt am Main

oder per E-Mail mit dem Betreff „Kiana" an:p.d-datenschutz@deutschebahn.com

Wir passen den Datenschutzhinweis an veränderte Funktionalitäten oder geänderte Rechtslagen an. Daher empfehlen wir, den Datenschutzhinweis in regelmäßigen Abständen zu Kenntnis zu nehmen. Sofern Ihre Einwilligung erforderlich ist oder Bestandteile des Datenschutzhinweises Regelungen des Vertragsverhältnisses mit Ihnen enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Ihrer Zustimmung.

Aktueller Stand: Februar 2025